Die KPIs ermöglichen es, die Organisationsziele zu definieren, die Aufmerksamkeit des Managements auf diese Ziele zu fokussieren und das Erreichen der Ziele zu prüfen. Das Kennzahlensystem kann somit eine wichtige Aufgabe als Steuerungsinstrument erfüllen.

Dazu soll es allerdings folgende Bedingungen erfüllen.

• Identifizierung aller Stakeholder der Organisation und Quantifizierung ihrer Ziele
• Festlegung eindeutiger und über längere Zeit stabiler Algorithmen (Verfahren), welche für die Bestimmung der Kennzahlen auf der Grundlage verfügbarer Rohdaten angewendet werden
• Festlegung der Zielwerte (target values) – mit diesen kann überprüft werden, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde. Während die KPIs selbst über längere Zeit stabil sein sollten, können sich die Zielwerte ändern.
• Implementierung des Verfahrens zur periodischen Validierung der Richtigkeit der Kennzahlen und Anpassung der Zielwerte

Für die Mitarbeiter geben die KPIs eine objektive Rückmeldung zu den Ergebnissen ihrer Arbeit, den Kosten und der Qualität. Gut definierte KPIs eignen sich für die schnelle Entscheidungsfindung oder Korrektur der Entscheidungen, für die Planung und Priorisierung von Maßnahmen, für eine sinnvolle Reaktion auf auftretende Probleme sowie für das Identifizieren von Trends oder Gesetzmäßigkeiten, die bei täglicher Routinearbeit nur schwer zu erkennen sind.

Im Asset Management bilden die Key Performance Indicators sowohl die Grundlage für den SAMP (Strategic Asset Management Plan) als auch für die Asset-Management-Pläne. Sie spielen ebenfalls eine wichtige Rolle als Kommunikations- und Steuerungsinstrument für die Formulierung der Ziele seitens des Eigentümers der Infrastruktur gegenüber der Verwaltung (Management), sowie für die Kontrolle der erbrachten Leistungen. Das KPI-basierende Management stellt eine mittlerweile in mehreren Ländern erfolgreiche Alternative zu einem Mikromanagement dar. Die KPIs werden auch immer öfter als Steuerungsinstrument in den Geschäftsbeziehungen zwischen dem Manager und dem Dienstleister (Service Provider) verwendet (Bild 1).

Mit den Key Performance Indicators steht ein äußerst wichtiges Instrument zur Verfügung, um die Aufgaben zwischen der Ebene des Eigentümers der Infrastruktur und der Ebene des Managers (Straßenbauverwaltung) transparent zu formulieren und deren Realisierung zu bewerten. Die KPIs können sich dabei auf alle relevanten Aufgabenbereiche erstrecken (Bild 2).